Lưu giữ sao kê ngân hàng ở Đức: không bắt buộc nhưng lại cần thiết

Tại Đức, pháp luật không bắt buộc cá nhân phải lưu trữ sao kê ngân hàng. Tuy nhiên, các chuyên gia khuyến nghị nên giữ lại tài liệu này trong ít nhất ba năm để bảo vệ quyền lợi của bạn trong nhiều trường hợp.

Không có nghĩa vụ pháp lý nhưng là một khuyến nghị mạnh mẽ

Theo luật pháp hiện hành tại Đức, các cá nhân tư nhân không có nghĩa vụ pháp lý chung nào trong việc lưu giữ bản sao kê giao dịch ngân hàng (Kontoauszüge). Tuy nhiên, việc vứt bỏ chúng ngay sau khi nhận được có thể là một sai lầm. Liên đoàn ngân hàng Đức (Bankenverband) khuyến cáo người tiêu dùng nên lưu giữ các bản sao kê này trong thời hạn ít nhất là ba năm.

Lý do chính đằng sau khuyến nghị này liên quan đến thời hiệu khởi kiện dân sự thông thường (regelmäßige Verjährungsfrist) ở Đức. Theo Bộ luật Dân sự (§ 195 BGB), thời hiệu này là ba năm, bắt đầu từ cuối năm mà yêu cầu phát sinh. Trong khoảng thời gian này, sao kê ngân hàng là bằng chứng không thể thiếu để chứng minh các khoản thanh toán đã được thực hiện khi có tranh chấp.

Những trường hợp cụ thể cần đến sao kê ngân hàng

Việc lưu trữ sao kê tài khoản trở nên đặc biệt quan trọng trong các tình huống thực tế. Ví dụ, khi bạn mua một món hàng giá trị lớn, sao kê là bằng chứng cho việc thanh toán để yêu cầu bảo hành. Đối với các khoản thanh toán định kỳ như tiền thuê nhà (Miete) hay các chi phí dịch vụ (Nebenkosten), việc lưu giữ bằng chứng có thể giúp bạn tránh các tranh chấp không đáng có với chủ nhà.

Sao kê cũng rất quan trọng đối với việc khai thuế hàng năm. Cơ quan thuế (Finanzamt) có thể yêu cầu bằng chứng cho các chi phí được khấu trừ như chi phí liên quan đến công việc (Werbungskosten), dịch vụ tại nhà (haushaltsnahe Dienstleistungen) hoặc các khoản quyên góp từ thiện (Spenden). Không có bằng chứng thanh toán, các khoản khấu trừ này có thể bị từ chối.

Lưu ý đặc biệt và hình thức lưu trữ

Cần lưu ý rằng có một ngoại lệ quan trọng: những cá nhân có thu nhập hàng năm trên 500.000 euro bắt buộc phải lưu giữ hồ sơ trong sáu năm. Đối với đa số mọi người, việc lựa chọn giữa lưu trữ bản giấy hay kỹ thuật số phụ thuộc vào sự tiện lợi. Các bản sao kê điện tử tải về từ ngân hàng trực tuyến thường được chấp nhận rộng rãi, kể cả bởi cơ quan thuế, miễn là chúng không bị thay đổi.

Dù bạn chọn hình thức nào, điều quan trọng là phải đảm bảo chúng được lưu trữ an toàn và có thể truy cập dễ dàng khi cần. Việc tạo các bản sao lưu cho tài liệu kỹ thuật số là một biện pháp phòng ngừa thông minh để tránh mất dữ liệu quan trọng.